ユーザー定着化支援イメージ

SERVICE

ユーザー定着化支援

社内文書管理サービス(登録・検索)

社内文書の取り扱いで、こんなお悩みありませんか?

実運用

  • この社内規程集は最新版にアップデートされているのかしら?
  • マニュアルに載ってるって聞いたけど、どのページ?
  • せっかくお金をかけて、業者に作成してもらったマニュアル、みんなちゃんと見ているのかな?
  • 事業所を移転するこの機会に文書管理の運用を刷新したい。何か良い方法はないだろうか?
  • 閲覧権限の管理に時間がかかるのをなんとかしたい。

ガバナンス

  • BCP対策:事業継続の為の重要書類保管/検索ニーズの重要性大
  • ISO9000/14000:規格の遵守、文書改訂・更新の履歴管理
  • 保管場所の抑制:物理的スペースの適正化
  • e-文書法:文書の電子化に伴う機密性・検索性の確保

文書管理に求められる事

  • 検索の容易さ
  • ドキュメントの鮮度維持
  • 品質担保
  • 権限設定の容易さ
  • セキュリティの高さ

マイクロメイツは、マニュアル作成から保守管理、
その他社内文書を含めた検索性の高い保管の仕組みの提供まで、トータルサポートします。

社内文書の一般的な分類(例)

社内文書の一般的な分類

管理するドキュメントの選定(例:体系化)

管理するドキュメントの選定(例:体系化)

サービスイメージ

① 準備

文書管理体系の決定支援

  • 最も効率的に管理/運用できる全体像を提案

管理対象の絞り込み

  • 本サービスで管理するドキュメントの選定支援
  • 各種資格維持のため、ルールに沿って特に管理をもとめられるもの
  • 営業活動を円滑にするために、既客との取引情報を迅速に入手したい書類

など特に重点的に管理したい。

  • 物理的に分散(ファイルサーバー等)している文書の一元化など

環境設定

  • 文書管理システム(※)のインストール

利用者教育

  • 一般利用者向け教育
  • 管理者向け教育

初期登録

  • 既存ファイルのアップロード
  • 紙文書の電子化

② 運用時

システムを軸とした
文書管理の運用

  • 検索
  • ファイルの登録/追加/削除
  • ファイルの修正/保守
  • 利用者の運用サポート

※ 住友電工情報システム株式会社の「楽々Document Plus」を活用します。

代表的な社内文書管理の活用事例

文書分類 ISO文書
主な業種 輸送機器、電気機器、卸売、運輸、建設、電気、製造、機械、情報通信、化学
目的
  • JIS規格など資格維持のため、文書の確実なバージョン管理
  • 必要な文書を素早く検索
文書分類 契約書
主な業種 化学、小売、情報通信、ビル管理、精密機械、インフラ、旅行
目的
  • 契約更新に伴う文書管理
  • 期間管理
  • 過去の文書を素早く検索(部門別/担当別)
文書分類 技術文書・図面
主な業種 輸送機器、建設、機械、化学、インフラ、陸運、食品
目的
  • 情報共有
  • 文書・図面のバージョン管理
  • 専門用語を伴うキーワード検索を素早く行う
文書分類 社内文書全般
主な業種 企業全般
目的
  • シンプル且つ使いやすい全社員の情報共有

マイクロメイツ社内文書管理サービスのメリット

社内文書管理におけるプロセスを大局的な視野で全般サポート!

マイクロメイツは文書管理に必要な要素(作成から保守管理及びシステム環境の提供)までお客様の悩み・課題に寄り添いながら解決します。

あらゆる社内文書の管理が可能!

※ 文書管理システム「楽々Document Plus」を使用

文書管理システムの機能特長

  • 「活用」・・・必要な時にすぐに探せる!ページ検索もOK!
  • 「品質」・・・承認を得た正式なマニュアルである事を担保!
  • 「保管」・・・常に最新のマニュアルを特定の場所に保管!

らくらく検索

マニュアルを発見!目的のページまで判明!

  • Word、Excel、PowerPoint、PDFなどデータの形式を問わず ファイルの内容からページ単位でピンポイントに検索できます。
  • 入力キーワードに一致しなくても、あいまい検索します。
  • キーワードのヒット率に加え、閲覧数や発行日を考慮して、ニーズの高い文書を上位に表示します。
  • 全文検索と属性検索を組み合わせた検索もできます。

[ 全文検索画面 ]

全文検索画面

サクサク表示

見たいページを即表示!簡単にたどり着けた!

  • 検索にヒットしたページを表示します。
  • ヒットした箇所はハイライトで表示します。
  • 膨大なページ数のファイルも、ヒットしたページに直接、ジャンプします。
  • PCにインストールしていないソフトのファイルも表示可能です。
    (対応形式)MSーOffice、一太郎、PDF、HTML、画像など

[ プレビュー画面 ]

プレビュー画面

かんたん登録

最新版への差し替えも簡単!承認もできる!

  • 複数ファイルを一つの「文書」にまとめ、フォルダに保管します。
  • 文書の種類や部門で階層化されたフォルダで、エクスプローラーのように文書を分類・管理できます。
  • 文書ごとに、日付や作成者などの属性を付加できます。
かんたん登録

ワークフロー

  • フォルダごとに、登録時に承認ワークフローを使用するかどうかを設定できます。

万全のセキュリティ

適切なメンバーに、確実にファイルが共有される!

  • 部署単位/ユーザー単位に業務や運用に合わせた細かい権限を付与できます。
  • 部署単位に権限を付与することで、人事異動の際に発生する権限変更の手間を最小限にできます。
万全のセキュリティ

管理者機能

  • 「既読状況表示」機能により、該当者がきちんと マニュアルを閲覧しているか確認できます。

文書作成の豊富な実績があるから安心!

各種文書制作の実績が豊富なマイクロメイツだから文章の更新のみならず、作成から管理までをトータルサポートします。

「楽々Document Plus」について

導入実績

※2017年3月現在

導入実績

仕様

サーバ仕様

ハードウェア

CPU Intel Xeon 4コア以上
メモリ 8GB以上
ストレージ データ格納領域として400GB以上(※欄外に補足)
※管理対象の文書を100GB(=1MB/ファイル×10万ファイル)とした場合

ソフトウェア

OS Windows Server 2008、2008 R2、2012、2012 R2
HTTP/APサーバ Apache HTTP Server 2.2 / Apache Tomcat 7.0
DB PostgreSQL 9.1 / Oracle 11g、12c / SQL Server 2008、2008 R2、2012、2014
アプリケーションソフト Microsoft Office、DocuWorks、一太郎、OpenOffice.org / LibreOffice
※登録・変換されるファイルの種類に応じたアプリケーション / エディションが必要です。

クライアント仕様

パソコン

OS Windows Vista(×86、×64)、7(×86、×64)、8.1(×86、×64)、10(×86、×64)
ブラウザ Internet Explorer 9、10、11 / Firefox ESR 45、52
アプリケーションソフト Adove Reader(バージョンはX以降を推奨)
※元ファイルを直接開く場合には、Office / CAD等のアプリケーションソフトが必要です。

タブレット

OS(ブラウザ) Windowsタブレット、iOS(Safari)、Android(Firefox)
※文書の登録には対応しておりません(検索・参照およびワークフローの承認が可能です)
※Androidではビューワ表示は対応しておりません(PDFダウンロード・表示は可能です)

※ 本製品では、管理対象となる元ファイルに加え、データベースに格納する属性情報、ビューワ表示用のPDFファイル、サムネイル画像、全文検索用のインデックスなどのデータを生成・管理します。総データサイズは、元ファイルの約4倍となります。必要に容量のサイジングについては、別途弊社担当者へご相談ください。

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