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分かりづらいマニュアル、分かりやすいマニュアルとは?

こんにちは、マイクロメイツ マーケット開発部です。

操作マニュアルや業務マニュアルが「分かりづらい」「どこに何が書いてあるか探しづらい」「マニュアルに書いてあるのに問い合わせが多い」などのお悩みはありませんか?

本コラムでは、「分かりやすいマニュアル」を作成するポイントについてご紹介します。

分かりづらいマニュアルとは?

分かりづらいマニュアルのよくある特徴をご紹介します。

1. 文章の表現や呼称、デザインがばらばら

例えば「ボタンを押す」「ボタンを押下する」は同じ意味ですが、異なる表現が混在していると、読み手としては分かりづらくなり、混乱を招くことがあります。
また、マニュアルによってフォントの種類やサイズ、ページ構成がばらばらですと、視覚的にも分かりづらく読みにくくなります。

2. 知りたい情報がどこに書いてあるか探せない

マニュアルで知りたい情報を検索時に、検索にヒットしないと読み手はストレスを感じます。
また、検索キーワードでヒットしても、知りたい情報が書かれていない、説明が不足していると、検索キーワードを変えたり、別のマニュアルを探したりと読み手の手間がかかってしまいます。

3. マニュアルの内容が古い

何年もマニュアルが更新されていなく、画面や操作がマニュアルの記載内容と異なると、マニュアルの信用性がなくなってしまいます。

分かりやすいマニュアルを作成するポイント

ここでは、分かりやすいマニュアルを作成するポイントをご紹介します。

ポイント1:分かりやすい(有用性)

ひとつ目のポイントは、マニュアルの構成や内容、表記が読み手にとって分かりやすいことです。
例えば、マニュアルの構成や使用している用語が統一されており、システム用語の理解が不十分な方やITリテラシーが低い方でも分かりやすい文章表現になっていることです。
また、読み手にどうしてほしいのかを具体的に記載すると、より分かりやすくなります。
例)
×:検索を押下し、Enterで実行します。
〇:[検索]ボタンをクリックし、Enterキーを押します。

ポイント2:探しやすい(検索性)

ふたつ目のポイントは、知りたいことをすばやく探せることです。
例えば、作業の流れにあわせた目次構成にすることで、業務フローに沿って探すことができます。
また、各ページの端に目次タイトルを記載することで、目次ページに戻らなくても目的のページが探しやすくなります。

ポイント3:統一されている(一貫性)

3つ目のポイントは、レイアウトや表現・表記、用語・用字が統一されていることです。
マニュアルごとにフォントの種類や見出し、レイアウト構成が異なると、統一性が無く読みづらくなります。
また、表現や用語などの表記ゆれがあると、読み手の誤解を招き、マニュアルの信用性を失うことがあります。特に用語の統一には注意が必要です。
フォントや見出し、画面構成などのデザインをテンプレート化すると、統一されたマニュアルを効率的に作成できます。

ポイント4:見た目の美しさ(審美性)

4つ目のポイントは、メリハリのあるデザインです。
デザインが魅力的ですと、読み手が興味をもって読み進めてもらえます。
さらに、メリハリをつけて読ませる工夫が施されていると、マニュアルが読みやすくなります。
例えば、ポイントは青、注意点は赤など用途によって色分けする、イラストを効果的に使用する、インデックスをつけるなどです。これらを効果的に使用することで、メリハリのあるマニュアルが作成できます。

ポイント5:維持しやすい(保守性)

5つ目のポイントは、メンテナンスの容易さです。
内容が古くなってしまい、誰にも使ってもらえなくては、マニュアルの意味がありません。
マニュアルは作成したら終わりではなく、定期的に更新が必要となります。
特別な手順を踏まず、誰でも簡単にマニュアルを更新できるように、作成時から更新方法を視野に入れておくことをお勧めします。
例えば、コストを最低限に抑えて誰でも容易にメンテナンスできる簡単な方法としては、WordやPowerPointなどオフィスで一般的に使われているアプリケーションで原稿を作成し、公開用のファイルのみPDFに変換して公開するといった方法もあります。

おわりに

本コラムでは、分かりやすいマニュアル作成のポイントについてご紹介しました。
マニュアルは、ただ情報を伝えるだけでなく、読み手にとって使いやすく、理解しやすいものであることが重要です。
マニュアルを作成する場合は、ぜひこれらのポイントを押さえてみてください。

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