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メール本文をCopilotに書いてもらおう

こんにちは。マイクロメイツ マーケット開発部です。

本日はMicrosoft 365 Copilotを活用してメール文を下書きしてもらうことで得られる効果と、具体的な操作手順をご紹介いたします。

効果

  1. 時間の節約:
    • Copilotはメールの内容を迅速に生成するため、1から手動でメールを書く場合と比較して時間を短縮できます。
  2. 一貫性の向上:
    • Copilotは、会話のトーンやスタイルに合わせたメール文を生成するため、コミュニケーションの一貫性を保つことができます。
    • 誤字脱字や文法ミスを減らし、正確なメールを作成します。
  3. 創造性の向上:
    • Copilotは時候の挨拶などで異なる表現方法を提案し、メールの内容を豊かにします。
    • 新しい視点やアプローチを取り入れるきっかけとなり、より魅力的なメールを作成できます。

メールは毎日の業務に欠かせないツールです。

その内容は業務連絡という簡潔で些細なものから、感謝・謝罪を伝えるために感情を込めたものまでさまざまです。

どのメールに対してもCopilotの下書きは有効ですが、
特に謝罪を伝えるメールをCopilotに手伝ってもらうことをおススメします。

Copilotに言葉選びを手伝ってもらうことで、時間の短縮だけでなく精神的な支えにもなると考えられます。

上手くCopilotを使っていきましょう。

Copilotを使ったメール作成の操作手順

Outlookメッセージ画面にて

❶ [メッセージ] > [Copilot] >[Copilotを使って下書き]をクリック
❷ プロンプトを入力
❸ [生成]をクリック
❹ [調整]からトーンと長さを選択
❺ 生成された内容を確認し[保持]をクリック

「Microsoft 365 Copilot 研修サービス」のご案内

本日ご紹介した内容は「Microsoft 365 Copilot 研修サービス」コミュニケーション&情報整理編に収録されています。

「Copilotと一緒に働く1日」をコンセプトに、ビジネスパーソンの基本業務に基づいて活用例を示していますので、Copilotを業務に取り入れるイメージを想起させ、使い始めのファーストステップに最適です。

Microsoft 365 Copilot研修+クイックリファレンス「コミュニケーション & 情報整理 編」研修カリキュラム