こんにちは。マイクロメイツ ビジネスディベロップメント部です。

多くの企業が、AIの力を活用して業務効率を飛躍的に向上させる切り札として、Microsoft 365 Copilotの導入が進んでいます。
しかし、期待に胸を膨らませた導入から時間が経つにつれて、

「一部の社員しか使っていない」
「結局、以前と変わらない働き方をしている」

といった声も少なくありません。
せっかく導入したCopilotが社内で十分に活用されず、眠ったままになっている状況は非常にもったいないことです。

本コラムでは、「Microsoft 365 Copilot」 が社内で浸透しない背景にある理由を深掘りし、その解決策を探ります。

Copilotが社内で期待通りに活用されない背景には、いくつかの共通した要因が存在します。

長年培ってきた業務プロセスが確立されており、「Copilotを使わなくても特に困っていない」と感じる社員は少なくありません。
新しいツールを覚える手間や、業務フローを変えることへの抵抗感が、積極的な活用を妨げます。

Copilotの多機能さは理解できても、「それが自分の日々の業務にどう役立つのか」を具体的にイメージできないという声が多く聞かれます。
一般的な機能紹介だけでは、社員は自分自身のタスクにどう応用できるか結びつけられず、「自分には関係ない」と感じてしまいます。

AIという新しい技術に対する漠然とした不安や、「操作が難しそう」という先入観も、利用をためらう要因となります。
特にITスキルに自信がない社員にとっては、新しいツールを使いこなせるかどうかが不安材料となり、積極的に触ってみようという気持ちになりにくいと考えられます。

Copilotを利用することで、具体的にどれだけ業務が楽になるのか、時間が浮くのか、目に見える効果が分からないと、社員は「わざわざ新しいツールを使う意味がない」と感じてしまいます。
例えば「資料作成時間が〇〇分短縮できた」「メールの作成効率が〇倍になった」といった定量的な効果を実感できていない場合、新しい使い方を覚える手間に見合うだけのメリットを感じられないため、Copilotの利用が促進されにくい状況に繋がります。

Copilotの基本的な使い方や、具体的な活用事例に関する情報が十分に提供されていない場合、社員は「どう使えばいいのか分からない」と感じてしまいます。
また、疑問点が生じた際に気軽に質問できる窓口や、サポート体制が整っていないことも、利用を諦めてしまう要因となります。

Copilotを社内に浸透させ、その真価を発揮させるためには、組織全体での戦略的な取り組みが不可欠です。

まずは、各部署や職種における具体的なCopilotの活用事例を積極的に収集し、社内全体で共有することが重要です。

「営業部の〇〇さんは、顧客への提案資料作成にCopilotを活用して大幅な時間短縮を実現した」
「人事部の〇〇さんは、会議の議事録作成にCopilotを活用して、その後のアクションプラン策定に集中できるようになった」

といった具体的なストーリーは、社員にとって自身の業務をイメージする上で非常に有効です。
ワークショップ形式の体験会を実施し、実際に手を動かしながらCopilotの便利さを実感してもらうことも、「自分ゴト化」を促す上で効果的です。

最初から高度な機能を使いこなすことを求めるのではなく、まずはメールの作成支援や文章の校正といった簡単なタスクからCopilotの利用を推奨し、成功体験を積ませることが重要です。
小さな成功体験は自信につながり、「もっと色々なことに活用できそうだ」という意欲を高めます。
部署やチーム内でCopilotの活用目標を設定し、達成状況を共有することも、モチベーション維持に繋がります。

Copilotの操作マニュアルやFAQを整備し、誰でも簡単にアクセスできる場所に置くことが重要です。
さらに、社内にCopilotの使い方に詳しい担当者を配置し、社員からの質問や疑問にしっかりと対応できる体制を整えることが必要です。
ヘルプデスクやチャットサポートなどを活用し、気軽に相談できる環境を作ることも有効でしょう。

経営層が Copilot 導入の意義と、それによってどのような効果を期待しているのかを明確に伝え、会社全体としてこの取り組みを推進していく姿勢を示すことで、社員の意識改革を促します。
また、Copilot を上手に活用している社員の事例を社内で共有し、その成功体験をみんなで称賛するような企業文化を育むことも、他の社員の「自分も使ってみよう」という気持ちを高める上で効果的です。

Copilotの導入を単なるツール導入で終わらせるのではなく、Copilotの活用を前提とした新しい業務プロセスを設計・導入することも視野に入れるとよいです。
また、Copilotの利用状況や業務効率化の効果を定期的に測定し、その結果を社員に共有することで、導入効果を可視化し、さらなる利用促進に繋げることができます。

Microsoft 365 Copilotを活用するためには、社員への適切な研修が重要です。
単にツールの使い方を教えるだけでなく、Copilotの機能やメリットを理解させ、日々の業務でどのように活用できるかを具体的にイメージできるようにする必要があります。
ハンズオン形式での実践的な研修や、実際の業務を想定したワークショップなどを取り入れることで、より効果的な学習を促すことができます。
また、導入初期の研修だけでなく、Copilotの新しい機能や活用事例に関する継続的な情報提供や研修を実施することで、社員のスキルアップをサポートし、常に最新の知識を持って業務に取り組めるようにする必要があります。

マイクロメイツでは、Microsoft 365 Copilot利用促進のために、ライセンス付与対象者を中心に、以下の社内活動を定期的に実施しています。

■Copilot座談会
Copilot の無料版でも有料版でも、どんな使い方をしているか、あるいは「ここがうまくいかなかった」のような失敗談まで、気軽に話せる場を作っています。
他の社員がどんな風にCopilotを業務に取り入れているかを聞いて、「自分も試してみよう」と参考にしたり、もしCopilotの活用で困っていることがあれば、みんなで知恵を出し合って解決策を見つけたりする会です。

■MM Copilot ラボ
Microsoft 365 Copilot を中心に、各回「Copilot in Excel」「Copilot in Word」などの課題を提示します。参加者はグループワークを通じて、その課題に対しCopilotを最大限に活用し、効率的な解決策を具体的に考えるワークショップです。
座学に留まらず、参加者自身の業務にどのようにCopilotを活用できるかを考え、アイディアを出し合う会となります。

Microsoft 365 Copilotは、企業の生産性向上に大きく貢献する可能性を秘めたツールです。
しかし、その力を最大限に引き出すためには、新しい技術を導入するだけでなく、組織全体での意識改革と継続的な取り組みが大切です。

今回ご紹介した方法を実践し、社員一人ひとりがCopilotを自分の仕事に積極的に活用することで、これまで以上に効率的で新しい働き方ができるようになります。
その第一歩として、適切な研修を行うことが重要だということを改めてお伝えしたいと思います。

当社では、Microsoft 365 Copilotの導入効果を最大化するための研修サービスを提供しています。
本研修では、Microsoft 365 Copilotを活用し、日々のコミュニケーションや情報整理を効率化するための実践的なスキルを習得できます。
メール作成、会議の設定、タスク整理といった、職種に関わらず、すべてのビジネスワーカー向け にCopilot 活用効果 と Tips をデモンストレーション形式でご案内します。

◆情報サービス業A社 システム開発ご担当者さま
「メール作成、会議の設定、タスク整理は地味に時間がかかっていたので、効率化できそうだと思いました。」

◆コンサルティング業B社 営業ご担当者さま
「せっかく蓄積されているナレッジを、より有効に活用する為の手段として使ってみたい。」

◆システムインテグレーション事業C社 IT推進ご担当者さま
「メール文面のチェックや作成支援はテンプレート利用よりもさらに使いやすそうだと思いました。メールのチェックは、タスクの備忘として今日から活用しようと思いました。」

「Copilotと一緒に働く1日」をコンセプトに、ビジネスパーソンの基本業務に基づいて活用例を学ぶことができるので、すぐに実践したいと感じる方が多くいらっしゃいました。
Copilotをどう使えば良いのかわからない、従業員が使ってくれるか不安だというお客様に最適なサービスとなっております。

ぜひお気軽にお問い合わせください。