こんにちは。マイクロメイツ ビジネスディベロップメント部です。
「ペーパーレス化」デジタル時代到来とともに進められてきた印象ですが、紙での運用が残っている部分も多いのではないでしょうか。「ペーパーレス化」と言うは易し、実行するとなるとどうすればよいのか…とお悩みの方にペーパーレスを推進するためのステップと障壁を乗り越える方法をご紹介します。

「ペーパーレス化」は単なる紙の節約にとどまらず、業務効率の向上、コスト削減、環境保護といった多くのメリットをもたらします。しかし、実際にペーパーレス化を進めるには、いくつかのステップを踏む必要があり、さらに障壁も存在します。

1.現状の紙使用状況を把握する
まずは、どの業務でどれだけ紙が使われているかを可視化することが重要です。帳票、会議資料、契約書など、紙の使用目的を分類しましょう。

2.デジタルツールの導入
電子署名、クラウドストレージ、ドキュメント管理システム（DMS）など、目的に応じたツールを選定・導入します。

3.業務フローの見直し
紙を前提とした業務プロセスを、デジタルに最適化する必要があります。たとえば、承認フローを電子化することで、時間短縮とトレーサビリティの向上が期待できます。

4.従業員への教育と意識改革
ツールの使い方だけでなく、「なぜペーパーレス化が必要なのか」を従業員一人ひとりが理解し、「自分ごと」として捉えることが定着の鍵となります。

5.段階的な導入と評価
一気に全てをデジタル化するのではなく、部門や業務単位で段階的に進め、効果を検証しながら改善していくことが成功のポイントです。

ペーパーレス化は単なる技術的な取り組み（手段）ではなく、組織全体の考え方や働き方（文化）にも関わるものです。単なる紙の削減ではなく、働き方や組織文化の変革を促す大きなチャンスとなります。小さな一歩から始め、継続的に改善を重ねることで、持続可能で柔軟な業務環境を実現できます。

現状の紙使用状況を把握するフェーズに有効なサービスです。
紙を使用している業務を短期間で洗い出し、時間と人件費の観点からペーパーレス化の効果の目安を算出します。

株式会社ネクスウェイとの共催セミナーを6月24日（火）に開催します。
DXを進めたいが、どこから手をつけるべきか悩んでいる方向けに、DX推進に不可欠な業務可視化のポイントを解説します。また本セミナーでは、特に、大量のFAX受注を仕分ける業務にフォーカスし、ネクスウェイが提供する「FNX e-受信FAXサービス」による効率化について具体的な進め方を学べる実践的な内容となっています。

■概要