#Microsoft 365導入支援 #マニュアル作成 #研修トレーニング #ヘルプデスク

グローバルなコミュニケーションプラットフォームの導入で
急速な社会の変化に対応できました

ご利用いただいたサービス

Microsoft 365導入支援サービス

世界有数の大手精密測定機器総合メーカーの株式会社ミツトヨ様。その中で、グローバルコミュニケーションプラットフォームであるMicrosoft 365の導入をマイクロメイツがお手伝いさせていただきました。

お客さま情報

社　　名	株式会社ミツトヨ様
URL	https://www.mitutoyo.co.jp/
事例概要	Microsoft 365の標準版FAQと基本操作・応用操作を集約したクイックリファレンスの納入 Microsoft 365のクイックリファレンスを使用したオンライン研修 Microsoft 365のオフサイト型ヘルプデスクの実施
導入期間	2021年6月～2021年12月（7ヶ月）

お客さまからの声

導入の背景

Notes老朽化に伴い、クラウド活用・グローバル標準化を見据えてMicrosoft 365を選定

日本のミツトヨグループでは、メールや社内掲示板などのコミュニケーションツールにNotesを使用していましたが、中期経営計画に基づきオンプレシステムで老朽化しているNotes入れ替えやMS Officeのバージョンアップ対応を検討してきました。
その結果、クラウドサービスでありグローバルでの統合を目指すことができるMicrosoft 365を選定し、日本国内グループ会社から導入するプロジェクトを発足しました。

サービスの決め手

リコージャパン、マイクロメイツ、ミツトヨの3社体制で導入

今まで使用していたNotesについては約20年にわたり利用し、業務に沿ったDBも多かったため社員にも根強く定着していました。さらに、主な移行対象がメールや掲示板などの日常業務に直結する機能のため、業務停止や混乱を最小限に抑えることが重要な課題でした。
この重要な課題に対して、弊社内ではノウハウがあまりなくコロナ禍も重なりなかなか具体策を決められない状況にありました。そのような中、移行支援を依頼していたリコージャパンさんから、Microsoft 365の教育や運用サポートについて多くの実績があるマイクロメイツさんを紹介いただきました。マイクロメイツさんからは弊社の状況や規模を踏まえた実効性のある提案をしていただき、最終的には技術的な支援をリコージャパンさん、ユーザー教育・サポート支援をマイクロメイツさん、そして弊社の3社体制で事前教育・導入後サポートを実施する案を採用しました。

実施内容と導入効果

広報活動やユーザー教育に注力し、導入後の大きな混乱なし

事前研修では、各部門のキーユーザー約200名を対象に重点的に教育してほしい機能やルールなどを研修に反映し実施しました。講習後のアンケートにより受講者であるキーユーザーの理解度が向上していることが確認ができました。そして、このキーユーザーの方々が各職場で使用方法のサポートを行ってくれたおかげで大きな混乱無く移行導入することができました。また、マイクロメイツさんの操作マニュアルや、事前研修の動画をキーユーザー以外の一般社員も閲覧できるよう展開したことも利用方法を周知させるためにとても役立ちました。

導入後のサポート体制強化では、ご提案いただいたマイクロメイツさんの1次受付対応にプラスして、高度な技術的な問合せなどはリコージャパンさんへエスカレーションするヘルプデスク体制を事前に構築できたたことで、導入直後に発生した多くの問合せに対してスムーズなサポートができました。さらに、問合せ内容の台帳をいつでも見られるように共有してもらったことや、週次報告時に問合せ内容や件数を報告してもらい、弊社側でも状況把握することができました。加えて、Microsoft 365アプリの使い方以外にも、弊社のセキュリティ方針や独自設定なども理解しサポートしていただけたことも大変助かりました。

今回、マイクロメイツさんご提案の事前教育や導入後のサポート体制強化を着実に実施し、大きな混乱なく導入できたことで、改めてシステム導入の際の教育・サポート体制の大切さを実感しました。また、同時にSharePointやStreamなどのアプリを駆使したことで、Microsoft 365利活用のわかりやすい最初の事例になったと思います。さらに、Teamsのチャットやオンライン会議など手軽に新たなコミュニケーションツールを利用できるようになり、コロナ禍でのテレワークや海外との効率的で迅速なコミュニケーションにも貢献できました。

今後に向けて

Microsoft 365アプリをもっと活用し定着化していきたい

導入後もユーザー教育を引き続き実施していますが、対面での研修など効果的な施策が実施できていません。そのためTeamsなど新しいアプリの活用が進んでいる部門と進んでいない部門があると感じています。利活用が進んでいない拠点・部門に対してTeamsをはじめとした新たなアプリの有用性や利便性を実感してもらえるような、ポイントを絞った教育を実施したいと考えています。
そのような思いがありますが、プロジェクトメンバーは海外展開に注力していて、なかなかユーザー教育の工数を確保できない状況です。マイクロメイツさんには利用者全員がMicrosoft 365を使い倒せるようになる提案を期待し、またお力をお借りしたいと思っています。

グローバルなコミュニケーションプラットフォームの導入で急速な社会の変化に対応できました